10 dicas para Categorizar seus Documentos

Pessoa escrevendo e organizando seus documentos.
  1. Descarte o que não for necessário: antes de começar o processo de categorização, reúna todos os documentos que serão organizados e descarte duplicatas e todo tipo de documento que não necessita de armazenamento, assim, você já reduz o volume de trabalho e de material a ser arquivado;
  2. Separe os documentos por tipo ou formato: você tem necessidades diferentes para categorizar documentos impressos e digitais, por exemplo. Por isso, agrupe os documentos por tipo e crie um sistema eficiente para cada um deles, como pastas em seu computador ou na nuvem e um arquivo físico ou caixa para os papéis;
  3. Nomeie seus arquivos: se estiver organizando arquivos digitais, não deixe de nomear cada um deles de acordo com seu padrão pré estabelecido. Para saber mais sobre nomenclatura de arquivos, confira este artigo;
  4. Agrupe por categorias: Crie pilhas ou pastas para separar os arquivos por temas, como: família, saúde, educação, trabalho, etc. A partir daí você conseguirá definir suas categorias;
  5. Crie subcategorias: para não se perder dentro de uma categoria muito grande, você pode criar pequenos grupos dentro de uma mesma categoria. As subcategorias facilitarão ainda mais sua rotina, por reunirem um conjunto bastante específico e preciso de informações;
  6. Use a ordem alfabética como sua aliada: guardar documentos por ordem alfabética ou por datas te ajuda a criar uma linha de raciocínio que poderá ser facilmente consultada por você, ou mesmo por outras pessoas, agilizando o trabalho na hora de recuperar alguma informação específica;
  7. Guarde em pastas: física ou digitalmente, as pastas são as melhores amigas da categorização, pois permitem que o agrupamento seja armazenado em conjunto. Lembre-se que todas as pastas devem ser devidamente nomeadas ou identificadas, para possibilitar o trabalho de consulta;
  8. Evite o excesso de categorias: cuidado para não se perder, tente criar uma lógica de agrupamento, para que os documentos fiquem guardados de forma que faça sentido, de acordo com suas características e necessidades. Se você criar muitas categorias, pode ficar confuso na hora de atribuir um local para cada documento. As subcategorias podem te ajudar a evitar isso;
  9. Faça disso um hábito: não pense que categorizar é um trabalho que se faz uma única vez. É claro que o trabalho inicial é o mais extenso, mas a organização deve ser contínua. A cada nova entrada, já salve o documento na categoria correspondente ou, se necessário, crie uma nova categoria, assim, você nunca mais terá arquivos acumulados e bagunçados por aí;
  10. Digitalize o que puder: essa é uma dica para reduzir o volume de papelada que você tiver. Digitalize tudo o que for possível, como notas fiscais, receitas médicas e manuais de instrução. Mas, não deixe de criar pastas específicas para cada assunto e separar os arquivos, devidamente nomeados, de acordo com seus temas, assim você economizará espaço e manterá tudo devidamente documentado.

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Psicóloga, Redatora e Escritora 🖋 Uma leitora que não sai de casa sem ter pelo menos um livro como companhia 📚

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