10 dicas para Categorizar seus Documentos

Pessoa escrevendo e organizando seus documentos.

Não tem sensação pior do que abrir uma lista enorme de arquivos no seu computador e não encontrar justo aquele que você precisa, não é mesmo?

Se você já se perdeu em meio a seus documentos digitais ou à papelada que tem guardada, gastando muito mais tempo do que o necessário para encontrar um documento, esse conteúdo vai te ajudar a mudar a forma como você enxerga e organiza seu arquivo pessoal. Continue a leitura para descobrir como fazer uma gestão de documentos simples e funcional.

Categorizar documentos nada mais é do que criar um sistema pessoal — ou coletivo, se você fizer parte de uma equipe — para classificar cada arquivo, agrupando-os por suas características.

A gestão de documentos pode parecer trabalhosa no início, mas todo o esforço inicial será recompensado ao longo do tempo. Isso porque, uma vez que você adquire o hábito de categorizar seus documentos e já sabe como encontrá-los em seu arquivo, passa a otimizar seu tempo e gerar produtividade.

O principal objetivo de criar categorias é gerar eficiência em seus processos, mas, além disso, você também garante maior segurança contra extravios, danos ou perdas, como não encontrar um documento específico ou deletar o arquivo errado por engano.

Dentro de uma empresa, a categorização contribui para o bom andamento do trabalho, uma vez que estabelece uma linguagem comum entre os membros da equipe, de forma que todos saibam onde procurar cada tipo de documento, além de como arquivar cada material novo. Isso permite que se tenha um maior controle sobre a organização e recuperação da informação.

A organização pessoal também se beneficia muito da gestão de documentos, pois te ajuda com arquivos, prazos e consultas.

O primeiro passo para gerir seus documentos é saber com o que está lidando: separe todos os documentos que entrarão na categorização. Lembre-se, você deve se organizar por tipos de mídia, como: papelada, arquivos digitais, vídeos, fotos, etc.

Para cada mídia você pode estabelecer categorias e subcategorias de acordo com funções ou características, como por exemplo:

● Documentos pessoais;

● Documentos de um imóvel;

● Documentos veiculares;

● Documentos de trabalho ou projetos;

● Cursos ou disciplinas;

● Notas fiscais e garantias;

● Exames médicos e receitas;

● Cartas, bilhetes e fotos.

Estas são apenas algumas ideias, mas tudo dependerá de sua realidade e contexto. Separe os documentos por categorias que façam sentido a você, de forma que seja fácil e intuitivo manter e usar de sua classificação.

A seguir, listei 10 dicas que irão te ajudar a criar seu sistema de categorização de arquivos. Confira!

Depois de criar seu próprio sistema de categorização, se atente ao armazenamento seguro da informação. Para isso, faça backups regulares para os arquivos digitais e preserve bem seu arquivo físico para não comprometer a integridade dos documentos.

Espero que essas dicas sirvam de guia e inspiração para criar seu modelo de categorias e aderir de vez a uma vida mais organizada e com menos bagunça.

Até a próxima :)

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Psicóloga, Redatora e Escritora 🖋 Uma leitora que não sai de casa sem ter pelo menos um livro como companhia 📚

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Tatianelucheis

Psicóloga, Redatora e Escritora 🖋 Uma leitora que não sai de casa sem ter pelo menos um livro como companhia 📚