Guia do Home Office: 10 dicas para manter a produtividade

O home office é uma modalidade de trabalho que permite que os funcionários de uma empresa se conectem remotamente. Não existe fronteira geográfica que limite o trabalho, basta ter conexão com a internet e usar algumas ferramentas que facilitem a comunicação e garantam a segurança da informação.

Com a tecnologia que temos à disposição hoje, essa modalidade é possível em diversas empresas e segmentos. Porém ainda existem uma série de desafios a serem superados, além da necessidade de uma mudança na cultura das empresas que decidem aderir ao modelo, uma vez que é preciso gerar transformações comportamentais nas equipes.

Trabalhando à distância, precisamos encontrar formas de manter a comunicação entre os membros da equipe, minimizando ruídos e interferências que podem surgir nas relações. A empresa deve ainda se preocupar com as condições físicas e emocionais de seus funcionários, para que as pessoas não se sintam desmotivadas pela falta de contato e proximidade. Além disso, é preciso encontrar maneiras de incluir momentos de descontração para que os laços se estreitem, favorecendo o entrosamento da equipe.

A pandemia do Coronavírus nos obrigou a ficar em casa. Muitas empresas que ainda não haviam experimentado o home office, precisaram se adaptar rapidamente, para manter as pessoas em segurança e minimizar os riscos de contágio. Isso fez com que diversas pessoas improvisassem um cantinho de suas residências para poder trabalhar.

Trabalhar em casa, à primeira vista, pode parecer extremamente atrativo, pois oferece maior privacidade, independência e autonomia, flexibilizando desde os horários até as roupas que vestimos. Sem perder tempo no trânsito e com a oportunidade de comer comida caseira, ganha-se também em qualidade de vida, com notável redução de estresse.

Porém, logo descobrimos que é difícil não misturar o trabalho e a vida pessoal quando todas as atividades são exercidas dentro do mesmo ambiente. Corre-se o risco de trabalhar em excesso, ao mesmo tempo que a produtividade pode cair se não houver um bom gerenciamento de tarefas.

Já vivemos essa realidade há mais de um ano e, para algumas empresas, essa será a modalidade definitiva. Muitas optaram por remanejar seus escritórios e manter parte, ou mesmo toda a equipe, em trabalho remoto.

É preciso considerar que o que vivemos hoje é um momento de isolamento social, ocasionado por uma crise sanitária. Além de trabalhar dentro de casa, todas as atividades estão restritas, bem como o lazer e o contato social com nossos pares. Isso pode provocar efeitos emocionais negativos, como tristeza, melancolia, angústia e sensação de isolamento. É fundamental ter uma rede de apoio — ainda que online — e contar com o suporte das empresas para cuidar da saúde mental, caso necessite de ajuda profissional. A expectativa é que, no futuro, mesmo aqueles que permanecerem trabalhando remotamente, poderão encontrar os colegas para reuniões ou eventos presenciais, fortalecendo os contatos, além da retomada das atividades de lazer.

Para trabalhar em casa, é preciso estabelecer horários, se concentrar e não cair em armadilhas como distrações e procrastinação. Em algumas situações, trabalhar fora do escritório pode ser mais complicado do que parece. É preciso muito foco e algumas mudanças de comportamentos e hábitos para conseguir se adaptar e estabelecer uma rotina mais funcional e saudável.

Foi pensando em como manter a produtividade no trabalho mesmo em um momento tão turbulento como esse, que separei essas dicas para te ajudar na organização do ambiente e rotina de trabalho. Confira!

1. Organize seu ambiente de trabalho: sempre que possível, escolha um ambiente ou cômodo da casa só para você. Monte sua estação de trabalho com computador, bloco de notas e todas as ferramentas e dispositivos que forem necessários para o desempenho de suas tarefas. Pense também no conforto, como a luz ideal e uma cadeira ergonômica. Essa separação de ambientes ajuda a estimular a criatividade e produtividade, evitando distrações e demarcando os momentos de trabalho, assim, ao final do dia, você deixa a mesa de trabalho e pode aproveitar os outros ambientes da casa com sua família. Parece algo simples, mas isso ajuda nosso cérebro a entender quando estamos em um ambiente de trabalho e precisamos de foco e concentração para realizar as atividades diárias;
2. Faça combinados com a família: um dos maiores desafios de trabalhar em casa é conseguir estabelecer limites para as pessoas com quem você mora. Por isso, é importante fazer combinados quanto ao horário de trabalho e os barulhos na casa. Se todos cooperarem, é possível adaptar a rotina da família sem que ninguém seja prejudicado. Também é fundamental que entendam e respeitem que não é porque você está em casa que está livre para ajudar em outras tarefas. É claro que para quem tem filhos em casa, a dificuldade na adaptação pode ser maior;
3. Organize sua rotina: sem a rotina habitual como o horário para sair de casa e o trajeto até o trabalho, é necessário estabelecer novos horários e definir uma rotina. Tenha um horário para acordar, tomar café da manhã e estabeleça um horário de trabalho. Lembre-se de respeitar o horário de almoço e fazer algumas pausas ao longo do dia. Nosso organismo precisa de rotina para ser mais produtivo;
4. Planeje suas tarefas: não dispense um bom planejamento semanal. Faça combinados com sua equipe e estabeleça, se possível, metas pessoais. Isso te ajudará a não perder o foco, mantendo a motivação e o ritmo de trabalho. Crie um cronograma de atividades, e use recursos como gerenciadores de tarefas, agendas e listas;
5. Elimine distrações: as distrações podem ser maiores e mais frequentes em casa do que no escritório, já que os ambientes se misturam. Evite trabalhar no sofá, na cama ou com a televisão ligada. Faça uso moderado de redes sociais e desative as notificações para se focar. Tenha períodos de atenção concentrada, deixe as distrações para suas pausas;
6. Se arrume para trabalhar: parte importante de manter uma rotina diz respeito a tirar o pijama e se vestir para trabalhar. É claro que, se seu trabalho permitir, poderá optar por roupas mais confortáveis, mas tirar a roupa de dormir envia para o cérebro a mensagem de que o dia começou e está na hora de ser ativo. Além disso, é importante estar pronto para uma reunião online ou outro imprevisto que gere a necessidade de ligar a câmera;
7. Faça pausas: tão importante quanto trabalhar com concentração, é fazer pausas ao longo do dia. Levante, vá ao banheiro e beba água, pode tirar uns minutinhos para conferir as notificações do celular. As pausas, além de necessárias para a saúde, têm um efeito revigorante no trabalho;
8. Respeite o horário de almoço: assim como você se levantava e ia até o refeitório ou um restaurante, é importante fazer uma pausa prolongada para o almoço. Muitas pessoas têm que cozinhar o próprio almoço, cuidar dos filhos, lavar a louça. Esse é um momento que você volta a “se sentir em casa”, por isso é importante que dedique esse tempo a si e a sua família. Depois, volte para o cômodo onde trabalha e retome suas atividades;
9. Estabeleça um horário limite: saiba a hora de parar, caso contrário, você pode cair na cilada de trabalhar o dia inteiro, já que não há trânsito na ida ou na volta, por exemplo. Respeite o momento que estipulou para desligar a tela de seu computador e sair de sua mesa, assim como encerraria o expediente no escritório para ir embora;
10. Mantenha uma boa comunicação com a equipe: padronize a comunicação entre seus pares, escolha um canal para trocar informações e se comunicar. No trabalho remoto, é fundamental que as rotinas sejam documentadas e que os colegas possam acompanhar o andamento das atividades. Faça vídeo-chamadas e reuniões periódicas para manter a comunicação e um bom clima entre o grupo, isso colabora para que ninguém se sinta isolado, além de diminuir possíveis ruídos de uma comunicação assíncrona.

A verdade é que nós não temos a capacidade de ser multitarefas, precisamos aprender a gerenciar o tempo para ter uma rotina produtiva e adaptada ao ambiente em que estivermos. Trabalhar remotamente exige um esforço inicial de adaptação que envolve não apenas a sua rotina, mas a de todos que vivem com você.

Fazendo combinados, estabelecendo horários e mantendo uma boa comunicação com a empresa, é possível usufruir dos benefícios dessa modalidade. Inclua atividades de lazer e cuide de sua saúde, lembre-se de que o trabalho não é tudo!