Método GTD: conheça os 5 passos para a produtividade e comece a se organizar hoje mesmo
Método GTD é uma abreviação de “Getting Things Done”, o nome dado ao método criado por David Allen — um consultor de produtividade e grande referência quando o assunto é organização. Em seu livro, traduzido como “A arte de fazer acontecer”, Allen ensina a metodologia que desenvolveu para sua organização pessoal e que testou com muitos de seus clientes — inclusive CEOs de grandes empresas.
O principal objetivo do método GTD é criar um equilíbrio entre a produtividade e nossa habilidade de relaxar. Segundo o autor, é somente depois de tirar as ideias da cabeça e organizá-las em sistemas estruturados que conseguimos manter um alto desempenho e liberar nosso potencial criativo.
Indo muito além de gerenciar o tempo, a ideia é melhorar sua produtividade e também a qualidade de vida, de modo que sua organização funcione sem estresse, sobrecargas ou ansiedades desnecessárias.
Pode até parecer um sonho, mas Allen garante que é possível!
O que acontece é que, de modo geral, temos muitos assuntos e pendências que ficam ocupando nossa mente nos momentos errados. Essa preocupação constante é improdutiva e extremamente cansativa. Por isso, precisamos aprender a identificar todas as pendências e coisas que devem ser feitas, para refletirmos sobre elas e tomarmos as ações necessárias.
Para retomar o controle de sua rotina, é preciso transformar cada demanda em uma ação. E essa é a primeira etapa em direção de uma vida mais organizada!
Os cinco passos para dominar o fluxo de trabalho
Para implementar o método GTD, basta seguir 5 passos simples que irão elevar o nível da sua organização, criando um verdadeiro sistema de gerenciamento de demandas e tarefas.
Em resumo, você deve: (1) capturar e registrar em algum lugar tudo aquilo que chama sua atenção; (2) esclarecer o que cada item significa; (3) organizar, ou seja, decidir quais as próximas ações para cada tarefa; (4) refletir e revisar o fluxo de trabalho com frequência e; finalmente, (5) se engajar na execução das próximas tarefas.
A seguir discutiremos cada um deles em detalhes. Acompanhe!
01. Capturar
Reserve um tempo e olhe para tudo o que há a sua volta — tudo mesmo, nas mais diversas áreas da sua vida. A primeira etapa do método consiste em capturar tudo o que demanda sua atenção para que possa processar adequadamente.
O ideal é criar uma caixa de entrada — provavelmente você precisará de ao menos uma versão física e uma digital — e então registrar tudo ali. Não se preocupe ainda com o que fará com cada item, a ideia é apenas coletá-los.
Segundo o autor: “assim que você determina que um item ‘poderia’, ‘precisa’ ou ‘deveria’ ser resolvido, ele se torna uma pendência.”
E-mails, compromissos, panfletos, tarefas domésticas… Limpe sua mente esvaziando-a conforme transfere todas as pendências para um sistema externo de caixas de entrada, combinado?
02. Esclarecer
Depois de concentrar todas as demandas, compromissos e ideias, é a hora de processar todas essas informações — ou tralhas, como David Allen carinhosamente as define.
Olhe para cada item da caixa de entrada e defina o que fazer a seguir. Algumas coisas não requerem mais ações, então decida se deve jogar fora ou armazenar (e nesse caso, em que lugar). Já os itens que demandam ações, devem ser divididos em tarefas menores, de forma que se tornem gerenciáveis.
O objetivo aqui é conseguir obter uma visão clara de tudo o que há para fazer.
03. Organizar
Depois de esclarecer quais são as tarefas que tem para realizar, é a vez de categorizar e estabelecer relações de prioridade entre elas.
Para fazer isso, você deve considerar o contexto, os recursos e tempo que tem disponível, além de prazos, urgências e a dependência ou não de outras pessoas para sua execução.
Use um calendário ou agenda para compromissos que tem dia e/ou hora para serem realizados e crie listas de próximas ações para as demais tarefas.
A ideia é se organizar para que as demandas não te sufoquem. Porque na verdade você não pode executar um projeto, pode apenas executar ações relacionadas a ele, um passo por vez.
A seguir, você confere o Diagrama do fluxo de trabalho que resume o método e suas possibilidades:
04. Refletir
Para que o método funcione, você precisa ir além de capturar, esclarecer e se organizar. Refletir é o momento de examinar todas as tarefas que demandam ações e se aprofundar em suas escolhas.
Essa etapa precisa ser constante: revise seu fluxo de trabalho com frequência e monitore o andamento de cada projeto.
05. Engajar
A última etapa do GTD é, finalmente, o momento da ação. Agora que você tem clareza de todo o panorama de suas tarefas, tem condições de tomar boas decisões para a execução de cada pequena ação que te levará rumo à conclusão de seus projetos ou compromissos.
O Método GTD funciona mesmo?
Como o autor destaca: “sempre há mais a fazer do que você é capaz, e você só pode fazer uma coisa de cada vez. O segredo é se sentir tão bem em relação ao que você não está fazendo quanto ao que está fazendo no momento.”
Eu li o livro pela primeira vez em 2018, quando ainda trabalhava em uma empresa, como parte de uma equipe; e reli agora, mais de cinco anos depois, em um contexto completamente diferente: trabalhando como freelancer, em parceria com outros profissionais e em contato constante com clientes de diferentes áreas.
Revisitar a metodologia me ajudou a entender melhor minhas demandas e organizar meu tempo de forma a ser mais produtiva — e criativa — no novo cenário.
Entre os principais benefícios do método, destacam-se:
● Otimização do tempo;
● Produtividade e assertividade nas tarefas;
● Espaço para criatividade e novas ideias;
● Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal;
● Diminuição de estresse e ansiedade;
● Bem-estar e qualidade de vida;
● Flexibilidade.
Se você gostou desse resumo, não deixe de ler o livro para conhecer o método na íntegra! Além de ser uma leitura fácil e acessível, os exemplos que o autor dá ao longo do livro ajudam a visualizar a função e execução de cada etapa.
Colocar o GTD em prática é um presente que você se dá, e pode ter certeza que sua rotina agradece. Eu garanto que tanto você quanto as pessoas à sua volta logo sentirão a diferença na sua forma de fazer acontecer!
